Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 13/11/24

1. Introduction

Chez Soins Santé MD inc, nous nous engageons à respecter la vie privée de nos patients, clients et employés. Cette politique de confidentialité a pour but de vous informer sur la manière dont nous recueillons, utilisons, protégeons et partageons vos renseignements personnels conformément à la Loi 25 sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.

Nous accordons une importance particulière à la protection des renseignements personnels dans le domaine de la santé, et cette politique s’applique à tous les services que nous offrons dans ce cadre.

2. Collecte des renseignements personnels

Nous recueillons uniquement les renseignements personnels nécessaires pour fournir les services de santé de qualité auxquels vous avez droit. Ces renseignements peuvent comprendre, sans s’y limiter :

  • Renseignements d’identification : nom, adresse, date de naissance, numéro de téléphone, courriel, etc.
  • Renseignements médicaux : antécédents médicaux, diagnostics, traitements, résultats de tests et analyses, prescriptions, etc.
  • Renseignements financiers : informations relatives à votre couverture d’assurance, historique de facturation et paiement.

Nous recueillons ces renseignements dans le cadre des services que vous demandez ou acceptez de recevoir et lors de vos interactions avec nous, que ce soit en ligne, par téléphone, en personne ou par tout autre moyen.

3. Finalité de la collecte des renseignements personnels

Les renseignements personnels que nous recueillons sont utilisés pour les finalités suivantes :

  • Fournir des services de santé et de soins infirmiers adaptés à vos besoins.
  • Gérer votre dossier de soins de santé médical, y compris le suivi de vos traitements et prescriptions.
  • Assurer la facturation, le traitement des paiements et les demandes de remboursement auprès des compagnies d’assurance.
  • Communiquer avec vous concernant vos rendez-vous, votre traitement, ou tout autre besoin lié aux services que nous offrons.
  • Respecter les obligations légales et réglementaires
  • Assurer la sécurité de nos installations et de nos services.

Nous nous engageons à ne pas collecter de renseignements personnels à des fins autres que celles mentionnées ci-dessus, à moins d’une exigence légale ou d’une demande de votre part.

4. Consentement

La Loi 25 exige que nous obtenions votre consentement éclairé avant de recueillir, utiliser ou divulguer vos renseignements personnels, sauf dans les cas où la loi nous permet de procéder autrement.

Vous consentez à la collecte, l’utilisation et la communication de vos renseignements personnels en vous inscrivant à nos services, en remplissant des formulaires, ou en nous fournissant vos renseignements directement.

Le consentement peut être donné de manière explicite (par écrit ou par électronique) ou implicite (par votre comportement ou interaction avec nos services). Vous pouvez à tout moment retirer votre consentement, sauf si cela contrevient à une exigence légale ou contractuelle.

5. Protection des renseignements personnels

Nous avons mis en place des mesures de sécurité physiques, techniques et administratives pour protéger vos renseignements personnels contre la perte, l’accès non autorisé, la divulgation ou toute forme de traitement illégal. Ces mesures incluent, mais ne se limitent pas à :

  • Le chiffrement des données sensibles.
  • L’accès limité aux informations personnelles aux seules personnes autorisées.
  • La gestion sécurisée des documents papier contenant des renseignements personnels.
  • La formation continue de nos employés sur les pratiques de sécurité des données.

6. Partage des renseignements personnels

Nous ne partageons vos renseignements personnels qu’avec les personnes ou organisations autorisées à en connaître, seulement avec votre autorisation et seulement dans les cas suivants :

  • Avec des professionnels de la santé : Nous partageons vos renseignements médicaux avec d’autres professionnels de la santé, tels que des médecins spécialistes, des infirmiers, des pharmaciens, etc., lorsque cela est nécessaire pour votre traitement.
  • Avec les autorités publiques : Nous pourrions être tenus de divulguer vos renseignements personnels dans le cadre d’une enquête ou d’une obligation légale, comme le prévoit la Loi sur la santé publique ou d’autres règlements.
  • Avec des fournisseurs de services tiers : Nous pouvons faire appel à des tiers pour nous aider à fournir nos services (par exemple, pour la gestion des rendez-vous ou la facturation). Ces tiers sont contractuellement tenus de respecter la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels.

7. Accès et rectification des renseignements personnels

En vertu de la Loi 25, vous avez le droit d’accéder à vos renseignements personnels que nous détenons. Vous pouvez aussi demander la rectification de vos renseignements si vous constatez qu’ils sont incomplets ou incorrects.

Pour ce faire, la personne concernée doit faire une demande écrite (par courriel ou par la poste) adressée à la Responsable de la protection des renseignements personnels ci-dessous. La Responsable de la protection des renseignements personnels aura TRENTE (30) jours à compter de la date de réception de la demande pour y donner suite. 

Pour exercer vos droits, vous pouvez contacter notre responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées suivantes :

  • Responsable de la protection des renseignements personnels : Luc Bastien
  • Téléphone : 418 652-9950

8. Conservation des renseignements personnels

Nous conservons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour répondre à nos obligations légales, contractuelles et professionnelles. Les renseignements médicaux sont habituellement conservés pendant une période de 5 années après la dernière consultation ou selon les exigences légales applicables.

9. Modifications de la politique de confidentialité

Cette politique de confidentialité peut être modifiée pour refléter les évolutions légales, technologiques ou organisationnelles. Nous nous engageons à vous informer de toute modification importante qui pourrait affecter la manière dont vos renseignements personnels sont traités. Nous mettrons à jour la date de révision en haut de cette page lorsque des changements seront apportés.

10. Renseignements personnels des employés

Chez Soins Santé MD, nous reconnaissons également la nécessité de protéger les renseignements personnels de nos employés. En tant qu’employeur, nous collectons, utilisons et divulguons des renseignements personnels afin de gérer les relations de travail, respecter nos obligations légales et réglementaires, et assurer la sécurité et le bien-être de nos employés.

Types de renseignements collectés :

Dans le cadre de votre emploi, nous collectons divers renseignements personnels, notamment :

  • Renseignements d’identification : nom, adresse, numéro de téléphone, date de naissance, statut marital, etc.
  • Renseignements financiers : informations relatives à la rémunération, avantages sociaux, historique de paie, etc.
  • Renseignements liés à la gestion des ressources humaines : dossiers de formation, évaluations de performance, absences, congés, etc.
  • Renseignements médicaux : documents relatifs aux absences pour maladie, conditions de santé nécessitant des aménagements, ou toute autre information en lien avec des exigences liées à la santé et la sécurité au travail.

Finalité de la collecte des renseignements personnels des employés :

Les renseignements personnels des employés sont recueillis pour les raisons suivantes :

  • Gérer et administrer les relations de travail, y compris l’embauche, les évaluations de performance, la gestion des congés et des absences, et la rémunération.
  • Assurer le respect des obligations légales et réglementaires en matière de droit du travail, de santé et sécurité, ainsi que de fiscalité.
  • Offrir des avantages sociaux, des assurances et des programmes de retraite.
  • Maintenir un environnement de travail sain et sécuritaire, y compris la gestion des risques de santé et de sécurité au travail.
  • Assurer la conformité avec les normes de travail et la législation applicable en matière de protection des renseignements personnels.

Consentement des employés :

En tant qu’employé, vous consentez à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de vos renseignements personnels dans le cadre de votre emploi. Ce consentement est donné lors de votre embauche, de votre inscription à nos programmes ou services, et peut être révoqué en tout temps, sous réserve de respecter nos obligations légales ou contractuelles.

Accès et rectification :

Conformément à la Loi 25, vous avez le droit d’accéder à vos renseignements personnels et de demander leur rectification s’ils sont incomplets ou incorrects. Pour exercer ce droit, vous pouvez contacter notre responsable de la protection des renseignements personnels, comme indiqué dans la section Contact de cette politique.

Conservation des renseignements personnels des employés :

Les renseignements personnels des employés sont conservés pendant la durée de la relation de travail et pendant une période après la cessation de l’emploi, selon les exigences légales et fiscales applicables. Une fois cette période écoulée, les renseignements sont détruits ou anonymisés de manière sécuritaire.

11. Divulgation des renseignements personnels des employés

Les renseignements personnels des employés peuvent être partagés uniquement dans les situations suivantes :

  • Avec les autorités compétentes : Nous pouvons être tenus de divulguer certains renseignements personnels des employés pour respecter des obligations légales (ex : autorités fiscales, régimes de retraite, autorités de santé et sécurité au travail, etc.).
  • Avec des fournisseurs de services tiers : Nous faisons appel à des fournisseurs de services externes pour gérer la paie, les avantages sociaux, ou les assurances. Ces tiers sont contractuellement tenus de respecter la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels des employés.
  • En cas de demande de justice : Nous pourrions être amenés à divulguer des renseignements personnels si requis par une ordonnance judiciaire ou dans le cadre d’une procédure légale.

Nous nous engageons à ne divulguer vos renseignements personnels qu’en conformité avec les exigences légales et contractuelles et à limiter leur accès aux seules personnes autorisées à en avoir connaissance.

12. Sécurité des renseignements personnels des employés

Nous appliquons des mesures strictes pour assurer la sécurité des renseignements personnels des employés. Cela inclut, mais ne se limite pas à :

  • L’accès restreint aux informations sensibles aux seules personnes autorisées.
  • La protection contre l’accès non autorisé, la divulgation, l’altération ou la destruction des renseignements.
  • La conservation sécuritaire des documents contenant des renseignements personnels.

En cas de modification substantielle de cette politique, notamment en ce qui concerne la collecte ou la divulgation des renseignements personnels des employés, nous nous engageons à vous informer en temps utile.

13. Modifications de la politique

Comme mentionné précédemment, nous pourrions être amenés à mettre à jour cette politique de confidentialité pour refléter des changements dans nos pratiques ou dans la législation applicable. Les employés seront informés de toute modification substantielle par le biais des canaux de communication habituels (courriel, intranet, etc.).

14. Contact

Pour toute question concernant cette politique de confidentialité ou pour exercer vos droits relatifs à la protection de vos renseignements personnels, veuillez nous contacter à :

  • Responsable de la protection des renseignements personnels : Luc Bastien
  • Téléphone : 418 652-9950
  • 240-2750 chemin sainte foy, Québec, Qc G1V 1V6

Chez Soins Santé MD nous mettons tout en œuvre pour respecter vos droits en matière de confidentialité et de protection des renseignements personnels. Votre confiance est primordiale pour nous, et nous nous engageons à protéger vos informations personnelles de manière rigoureuse et transparente.